A 2020-as KÖNYVELŐFESZTIVÁLon az ADOCAMPUS készitett egy offline nyomtatott különszámot, amiben lehetőséget kaptam én is cikk írásra. Az online világban itt teszem közzé először a cikket. Ideén nagyon aktuális lesz. Ha könyvelőprogram váltáson gondolkodsz, mindenképp olvasd el.

Hogyan válasszunk könyvelőprogramot?

Tipikus, hogy a könyvelő az első könyvelőprogramját nem maga választja. Az első munkahelyén megmutatják és megtanítják neki azt, amit az iroda használ. És ha egyszer önálló útra lép a könyvelő, jó esély van rá, hogy azzal a programmal fog tovább dolgozni.

Lehet, hogy nem ez a jó út. Az önállósodás egy nagy döntési helyzet, érdemes megfontolni, hogy melyik programmal vágunk neki, hiszen nagy mértékben fogja befolyásolni a munkánk hatékonyságát.

Az önállósodó könyvelő vállalkozó ritkán tőkeerős így ez egyik döntés szempont az lesz, hogy mennyibe kerül a könyvelőprogram. A rendelkezésre álló kezdőtőke limitálja a lehetőségeket.

Elmondható, hogy a nagyobb tudású könyvelőprogramok általában többe is kerülnek. A legtöbb hazai könyvelőprogram magas első éves díjat kér – amit ráadásul előre meg kell fizetni, amikor még nincs is bevételünk – és a következő években kedvezőbb árú követésidíjat számít fel.

Ám vannak havidíjas könyvelőprogramok is, ahol csak egy havi díjat kell előre vagy utólag kifizetni. Ebben a konstrukcióban sokkal nagyobb tudású könyvelőprogramot tudunk beszerezni, hiszen nem kell előre kifizetnünk a magas első éves díjat. Csak az első hónapot kell előre megfinanszíroznunk, a későbbi havidíjakat már bevételeinkből tudjuk fizetni.

Költség szempontjából az a jó könyvelőprogram ami moduláris árazású, tehát ha csak pár funkciót használunk, akkor kevesebbet kell érte fizetnünk, vagy ha csak 20 céget könyvelünk, akkor ne kelljen egy 100 cégre szóló csomagot megvennünk. Fontos az is, hogy a modulok vagy csomagok között könnyű legyen az átjárás, ha növekszik az ügyfélszám bármikor tudjunk csomagot váltani, és persze ugyanezt visszafelé is meg tudjuk tenni.

Bár az önállósodó könyvelő gyakran csak egymaga dolgozik, érdemes olyan programot választani, ami támogatja a csoportmunkát, és lehetőleg felhő alapú működésű. Így akár több személy távolról is tud dolgozni ugyanabba a programba. Ha később bővülni fog a könyvelőiroda, nem kell emiatt könyvelőprogramot váltani, és nem kell távoli asztalos hibrid megoldásokkal dolgozni. Bár saját a felhőtárhely nem olcsó dolog, vannak olyan könyvelőprogramok akik nagyon kedvező áron biztosítják ügyfeleiknek a munkájukhoz szükséges tárhelyet is. Sőt, van olyan program is, ami a felhőtárhely mellett az automatikusan biztonsági mentéseket is készít a könyvelési adatokból.

Funkcionalitás terén érdemes olyan könyvelőprogramot választani, melyben van bérszámfejtés modul is. Ezeknél általában automatikusan beemelhető a főkönyvi könyvelésbe a bérszámfejtés, ami időt takarít meg a napi munkáknál. Ezen kívül nem kell két rendszert megtanulni, és két programot megvásárolni. Általában elmondható – bár vannak kivételek - , hogy egy programon belül használt könyvelés és bérszámfejtés modul ára kedvezőbb, mintha két külön programot vesz meg az ember.

Alaposan meg kell nézni a könyvelőprogramok által kínált automatizmusokat. Ezek nagyban megkönnyítik a könyvelők munkáját, rengeteg időt lehet megtakarítani vele. Hogy mik lehetnek ezek? Nézzük a legfontosabbakat:

Vevőszámla import: Általános elvárás, hogy NAV XML adatokat be lehessen emelni egy modern könyvelőprogrammal. Az online számlázókból gyakran lehet menteni könyvelőprogram specifikus adatokat, ám a NAV XML egy szabvány szerinti adatexport amit minden számlázóprogram tud. kezelni.

Szállító számla importálás: Ez olyan esetekben lehet fontos, ha például az ügyfél már eleve rögzíti a bejövő számláit, mert van mondjuk készletnyilvántartó programja. Ezekből beemelve a számlákat sok idő megtakarítható az adatrögzítésből. Vannak vevőszámla feldolgozásra specializálódott cégek is - például a Billcity – előnyös ha a könyvelőprogram tudja fogadni ezeket az adatokat.

Kontír Mágus vagy okoskontír funkciók: Egyes könyvelőprogramok megtanulják a könyvelési szokásainkat néhány száz, de akár már 10 darab számla könyvelése után is. Ha következőre hasonló számlával találkozik, automatikusan felismeri, és felajánlja hozzá a kontírozást. Ez is egy remek munkagyorsító funkció, érdemes olyan programot választani, amiben ez a funkció megtalálhat, és előnyös, ha minél kevesebb számla után bekapcsolódik.

Bankkonvertálás: Talán a legidőigényesebb könyvelői tevékenység a számlák kiegyenlítése bankból. Sokan nem is szeretik csinálni. A jó könyvelőprogramban megtalálható a bankszámla import funkció. A még jobb és még modernebb könyvelőprogramokban ezen felül megtalálható egy olyan speciális algoritmus, ami a banki tranzakciók közleményéből felismeri a fontos részeket, és automatikusan összepárosítja a rendezetlen vevő és szállító tételekkel. Így gyakorlatilag automatikusan lehet könyvelni a számlakiegyenlítéseket is.

Jelenléti ív: A bérszámfejtésnél nagy előny, ha nem papír alapú a jelenléti ív. Akár táblázatból, akár az Online Munkaidő nevű szoftverből pár gombnyomással be lehet emelni a jelenléti ívet a modern könyvelőprogramok bérszámfejtőmoduljával, és pár gombnyomással már kész is a bérszámfejtés nagy része.

A könyvelők számára kevésbő fontos, hogy a könyvelőprogram hátterében milyen adatbázis működik. A modernebb könyvelőprogramok jellemzően valamilyen SQL adatbázis használnak, ami webes környezetben is könnyen használható. A régebbi tervezésű könyvelőprogramok gyakran használnak dBase (DBF) adatbázist, ami egy számítógépen, vagy lokális környezetben működik, és hibrid megoldásokkal kell távolról használható rendszerré alakítani.

Talán ezek a legfontosabb szempontok a könyvelőprogram választásnál. Mindenképp a feladathoz kell könyvelőprogramot választani, ha olyan helyzet adódik, akkor be kell szerezni egy második könyvelőprogramot is.

A jó program a könyvelő legjobb barátja. Kell, hogy működjön a kémia, hiszen napi 8 órában leszünk együtt a könyvelőprogrammal. A könyvelés hatékonysága a könyvelő és a program szimbiózisa. A könyvelés hatékonysága sokkal inkább múlik a könyvelőn, mint a programon, de kétségtelen, hogy egy jó program nagyban megkönnyíti a munkát, és tényleg a könyvelői munka érdemi részével lehet foglalkozni. A jó könyvelő egy jó programmal május 20-án is hazamegy 16 órakor.

Összegezve, ha a személyes véleményemet kérdezik, azt szoktam tanácsolni a könyvelőknek, hogy FELHŐ ALAPÚ könyvelőprogramot válasszanak, ami AUTOMATIZMUSokat használ, rugalmas HAVIDÍJAS árazású és jó a KÖZÖSSÉGi oldala. Ha BÉRSZÁMFEJTÉS és EGYSZERES könyvitel is szükséges, akkor a RELAX könyvelőprogram a javaslatom jelenleg, ha komolyabb ERP funkciók is szükségesek, akkor az IMA (In Mid Air) a javaslatom.