Hogyan válasszunk könyvelőprogramot 2021-ben?

Egy éve írtam egy cikket arról, hogyan érdemes könnyvelőprogramot választani. Az elmúlt egy év erőteljesen próbára tette a könyvelő szakmát, ezért azt gondoltam, hogy érdemes frissíteni. Hogy látható legyen, hogy mik az új rések, azokat eltérő színnel jelölöm. Érdemes azonban elolvasni az egészet, különösen akkor, ha könyvelőprogram váltáson töröd a fejed.

Tipikus, hogy a könyvelő az első könyvelőprogramját nem maga választja. Az első munkahelyén megmutatják és megtanítják neki azt, amit az iroda használ. És ha egyszer önálló útra lép a könyvelő, jó esély van rá, hogy azzal a programmal fog tovább dolgozni.

Lehet, hogy nem ez a jó út. Az önállósodás egy nagy döntési helyzet, érdemes megfontolni, hogy melyik programmal vágunk neki, hiszen nagy mértékben fogja befolyásolni a munkánk hatékonyságát.

Az önállósodó könyvelő vállalkozó ritkán tőkeerős így ez egyik döntés szempont az lesz, hogy mennyibe kerül a könyvelőprogram. A rendelkezésre álló kezdőtőke limitálja a lehetőségeket.

Elmondható, hogy a nagyobb tudású könyvelőprogramok általában többe is kerülnek. A legtöbb hazai könyvelőprogram magas első éves díjat kér – amit ráadásul előre meg kell fizetni, amikor még nincs is bevételünk – és a következő években kedvezőbb árú követésidíjat számít fel.

Ám vannak havidíjas könyvelőprogramok is, ahol csak egy havi díjat kell előre vagy utólag kifizetni. Ebben a konstrukcióban sokkal nagyobb tudású könyvelőprogramot tudunk beszerezni, hiszen nem kell előre kifizetnünk a magas első éves díjat. Csak az első hónapot kell előre megfinanszíroznunk, a későbbi havidíjakat már bevételeinkből tudjuk fizetni.

Költség szempontjából az a jó könyvelőprogram ami moduláris árazású, tehát ha csak pár funkciót használunk, akkor kevesebbet kell érte fizetnünk, vagy ha csak 20 céget könyvelünk, akkor ne kelljen egy 100 cégre szóló csomagot megvennünk. Fontos az is, hogy a modulok vagy csomagok között könnyű legyen az átjárás, ha növekszik az ügyfélszám bármikor tudjunk csomagot váltani, és persze ugyanezt visszafelé is meg tudjuk tenni.

2020-ban a NAV jelentős fejlesztéseket hajtott végre az úgynevezett adatközművek területén. Ez egyszerre könnyíti és nehezíti a könyvelők munkáját. Egyszerűbb lesz az adatrögzítés, ugyanakkor többet kell majd ellenőrizni az adatokat. Az igazán kényelmes könyvelőprogramoknál az adatrögzítés időigénye a töredékére csökkent, de voltak programok akik nem, vagy csak a kötelező minimumot fejlesztették le. Szintén voltak olyan könyvelőprogramok, akik inkább egy harmadik külső fél irányába terelik felhasználóikat, mely a plusz költség mellett nyújtja a más programokban alapcsomagban is elérhető kényelmi szolgáltatásokat. Az viszont gyakran elkerüli a könyvelők figyelmét, hogy az adatok ellenőrzése mennyi időt igényel, itt is jelentős eltérések lehetnek a programok között.

A NAV adatközműveiben tapasztalható szolgáltatás kiesések és üzemszünetek sosem jönnek jókor, de huszadika környékén különösen bosszantó. Emiatt érdemes preferálni azokat a könyvelőprogramokat, melyek egyszeri beállítás után automatikusan töltik napi rendszerességgel a NAV adatokat, és ezáltal a tárgyhót követő első munkanapon már valamennyi számlaadat rendelkezésre áll a könyvelőprogramban, lehet vele dolgozni. És az sem mindegy, hányszor kell az egérrel kattintani, vagy billentyűt lenyomni ahhoz, hogy a számlák betöltődjenek a programba és főkönyvre terhelődjenek, lehetőleg úgy, hogy helyesen kikontírozva és munkaszámozva legyen egyből. De ne ugorjunk előre, az automatizmusokról lesz még szó a későbbiekben.

Bár az önállósodó könyvelő gyakran csak egymaga dolgozik, érdemes olyan programot választani, ami támogatja a csoportmunkát, és lehetőleg felhő alapú működésű. Így akár több személy távolról is tud dolgozni ugyanabba a programba. Ha később bővülni fog a könyvelőiroda, nem kell emiatt könyvelőprogramot váltani, és nem kell távoli asztalos hibrid megoldásokkal dolgozni. Bár saját a felhőtárhely nem olcsó dolog, vannak olyan könyvelőprogramok akik nagyon kedvező áron biztosítják ügyfeleiknek a munkájukhoz szükséges tárhelyet is. Sőt, van olyan program is, ami a felhőtárhely mellett az automatikusan biztonsági mentéseket is készít a könyvelési adatokból. Még ideálisabb az az eset, ha a könyvelőprogram egyszerre biztosít felhő alapú mentést és a könyvelő által manuálisan indítható lokális adatmentési lehetőséget. Ez akkor is hasznos lehet, ha egyszer majd úgy döntesz, hogy új könyvelőprogramot keresel, és le akarod menteni az adataidat.

Funkcionalitás terén érdemes olyan könyvelőprogramot választani, melyben van bérszámfejtés modul is. Ezeknél általában automatikusan beemelhető a főkönyvi könyvelésbe a bérszámfejtés, ami időt takarít meg a napi munkáknál. Ezen kívül nem kell két rendszert megtanulni, és két programot megvásárolni. Általában elmondható – bár vannak kivételek - , hogy egy programon belül használt könyvelés és bérszámfejtés modul ára kedvezőbb, mintha két külön programot vesz meg az ember.

Alaposan meg kell nézni a könyvelőprogramok által kínált automatizmusokat. Ezek nagyban megkönnyítik a könyvelők munkáját, rengeteg időt lehet megtakarítani vele. Hogy mik lehetnek ezek? Nézzük a legfontosabbakat:

Vevőszámla import: Általános elvárás, hogy NAV XML adatokat be lehessen emelni egy modern könyvelőprogrammal. Az online számlázókból gyakran lehet menteni könyvelőprogram specifikus adatokat, ám a NAV XML egy szabvány szerinti adatexport amit minden számlázóprogram tud. kezelni. Mivel a magánszemély részére kiállított vevőszámlák továbbra is vevőadatok nélkül kerülnek be a könyvelésbe (és a NAV legújabb rendszerdokumentációja szerint ez hosszú távon így is marad), fontos, hogy a könyvelőprogram NAV XML vagy hasonló számlázóprogram exportokat is fel tudjon dolgozni. Még jobb, ha ezeket tudja szinkronizálni a NAV online adatokkal, és magától kiszűri a duplikációkat.

Szállító számla importálás: Ez olyan esetekben lehet fontos, ha például az ügyfél már eleve rögzíti a bejövő számláit, mert van mondjuk készletnyilvántartó programja. Ezekből beemelve a számlákat sok idő megtakarítható az adatrögzítésből. Vannak vevőszámla feldolgozásra specializálódott cégek is - például a Billcity – előnyös ha a könyvelőprogram tudja fogadni ezeket az adatokat. Itt fokozatosan bővül a NAV adatközműben elérhető számlák köre, ám egyes külföldi szállítók számlái továbbra sem lesznek benne. Ha sok ilyen számlád lesz, fontos, hogy a könyvelőprogramba ne csak API kapcsolattal lehessen beemelni szállító számlákat, hanem legyen lehetőség fájl alapú adatbevitelre is.

Automatikus kontírozás: kontír mágus vagy okoskontír funkciók: Egyes könyvelőprogramok megtanulják a könyvelési szokásainkat néhány száz, de akár már 10 darab számla könyvelése után is. Ha következőre hasonló számlával találkozik, automatikusan felismeri, és felajánlja hozzá a kontírozást. Ez is egy remek munkagyorsító funkció, érdemes olyan programot választani, amiben ez a funkció megtalálhat, és előnyös, ha minél kevesebb számla után bekapcsolódik. Itt a legfontosabb, hogy milyen hamar kapcsol be az automatizmus. Van ahol egyszerűbb gépi tanulási folyamat után már néhány hasonló tétel után működik az automatika, és van ahol több száz tételen keresztül kell tanítani, finomítani. Nyilván a hosszabb tanítási ciklus a későbbiekben jobb feldolgozást eredményez, ám kérdéses, hogy „egyszerűbb” típus esetek könyveléséhez valóban szükség-van e összetett mechanizmusokra. Legtöbbször az egyszerűbb automatizmusok is elegendőek, hiszen, ha a tételek 95-98%-a magától lekönyvelődik, a maradékot manuálisan is meg lehet oldani rövid idő alatt.

Bankkonvertálás: Talán a legidőigényesebb könyvelői tevékenység a számlák kiegyenlítése bankból. Sokan nem is szeretik csinálni. A jó könyvelőprogramban megtalálható a bankszámla import funkció. A még jobb és még modernebb könyvelőprogramokban ezen felül megtalálható egy olyan speciális algoritmus, ami a banki tranzakciók közleményéből felismeri a fontos részeket, és automatikusan összepárosítja a rendezetlen vevő és szállító tételekkel. Így gyakorlatilag automatikusan lehet könyvelni a számlakiegyenlítéseket is. A 2020-as évben a harmadik külső fél által nyújtott banki tranzakciókat feldolgozó szolgáltatások is nagy változáson mentek át, elindult a PSD2, a banki adatkapcsolatokon át lekérdezhető számlatörténet. Több szolgáltató is megjelent a piacon. Egyes szolgáltatók tranzakció szám alapján áraznak, emiatt nagyon hamar elszállhatnak a költségek. Más szolgáltatók jobban tervezhető cégenkénti vagy bankszámlánkénti fix havidíjat kérnek. Akad olyan lehetőség is ahol egy hazai bankhálózat korlátlan számú ügyfelének bármennyi tranzakciója feldolgozható alacsony fix havidíjért. Bármelyiket is válasszuk, a könyvelőiroda éves szoftverköltségeibe bele kell kalkulálni ezeket a díjakat is, melyek akár meghaladhatják a könyvelőprogram teljes éves díját is. Ez alól van néhány üdítő kivétel, a hol a könyvelőprogram beépített bankkonvertáló és párosító algoritmussal rendelkezik. Érdemes ezekre rákérdezni a fejlesztőknél.

Jelenléti ív: A bérszámfejtésnél nagy előny, ha nem papír alapú a jelenléti ív. Akár táblázatból, akár az Online Munkaidő nevű szoftverből pár gombnyomással be lehet emelni a jelenléti ívet a modern könyvelőprogramok bérszámfejtőmoduljával, és pár gombnyomással már kész is a bérszámfejtés nagy része. Az Online Munkaidő több felhasználó szerint nagyon rossz irányba változott a tavalyi évben, és emiatt sokan szeretnének váltani másik szolgáltatásra.  Erre eddig nem igazán volt jó alternatíva, de szerencsére 2020 őszétől kezdve a Beosztasom.hu könyvelői csomagjai hasonló tudással és árazással érhetőek el a piacon.

A könyvelők számára kevésbő fontos, hogy a könyvelőprogram hátterében milyen adatbázis működik. A modernebb könyvelőprogramok jellemzően valamilyen SQL adatbázis használnak, ami webes környezetben is könnyen használható. A régebbi tervezésű könyvelőprogramok gyakran használnak dBase (DBF) adatbázist, ami egy számítógépen, vagy lokális környezetben működik, és hibrid megoldásokkal kell távolról használható rendszerré alakítani.

Ha két program között kell választani, az utolsó, de jelentős lökést az adhatja meg, hogy mennyire könnyű átköltözni a választott új programba. Egyes fejlesztők kifejezetten jó excel alapú konvertálókkal támogatják a költözést, illetve vannak olyanok is, akik audit xml-ből vagy korábbi ÁNYK dokumentumokból teszik lehetővé az adatok költöztetését.

A tavalyi évben meg sem említettem a szempontok között azokat a szempontokat, amik most következnek, de a 2020-as év megmutatta, hogy ezeknek is van jelentősége. Nem is kicsi. Következzen ház a bizalom, nyitottság és közösség kérdésköre.

A könyvelő a munkája nagy részét a könyvelőprogramjával végzi. Vakon meg kell bíznia benne. Ezáltal a fejlesztőkben is. Ez sokkal könnyebb akkor, ha a fejlesztőkhöz arcot tudunk kapcsolni, el tudjuk érni őket, van nekik telefonszámuk és email címük, amin kommunikálnak mindkét irányba. Mert különben csak olyanok mint Colombo felesége, tudjuk hogy van, mert beszélünk róla, de sohasem láttuk.

Az, hogy a fejlesztők elérhetőek, a cég részéről a nyitottság jele. Jellemzően ebben a kisebb fejlesztőcégek erősebbek, ahol még nincs minden folyamat lesztenderdizálva. Az ügyfél és a fejlesztő közvetlen kommunikációjából nagyon jó ötletek kerülhetnek ki, amiből aztán hasznos fejlesztések lesznek. A modern gondolkodású cégek gyorsan beleteszik ezeket a fejlesztéseket a programba. A kevésbé modern gondolkodásúak is beleteszik, csak kicsit később, jó marketing körítéssel, és egy külön díjazásért elérhető programcsomagba.

A nyitottság bizalmat épít, ha látja a folyamatokat a könyvelő, bízni fog a fejlesztőcégben. Érdemes megnézni a könyvelőprogram közösségi médiákon való jelenlétét. Egy Instagram fiók azért túlzás lenne, de egy nem titkos Facebook csoport, ahol cenzúra mentes gyakorlatias párbeszéd zajlik a fejlesztő cég és a programot használó könyvelők között, szintén pozitív jel. Ha megmég azt is látjuk, hogy a könyvelők egymást is segítik a program használata kapcsán, és nem titkolják el az apró trükkjeiket, akkor biztosak lehetünk benne, hogy jó helyen járunk. A hab a tortán, ha van egy Youtube csatorna is oktató videókkal.

Talán ezek a legfontosabb szempontok a könyvelőprogram választásnál. Mindenképp a feladathoz kell könyvelőprogramot választani, ha olyan helyzet adódik, akkor be kell szerezni egy második könyvelőprogramot is.

A jó program a könyvelő legjobb barátja. Kell, hogy működjön a kémia, hiszen napi 8 órában leszünk együtt a könyvelőprogrammal. A könyvelés hatékonysága a könyvelő és a program szimbiózisa. A könyvelés hatékonysága sokkal inkább múlik a könyvelőn, mint a programon, de kétségtelen, hogy egy jó program nagyban megkönnyíti a munkát, és tényleg a könyvelői munka érdemi részével lehet foglalkozni. A jó könyvelő egy jó programmal május 20-án is hazamegy 16 órakor.

Röviden ennyi lenne amit mérlegelni kell.
El kell határozni magad, és csináld! Ne késlekedj!
Lehetőségek széles választéka adott számodra.
A Te munkád, a Te programod, a Te időd, a Te életed.
XLSX kell mindegyikhez, nekem lesz tennivalóm.

A 2020-as KÖNYVELŐFESZTIVÁLon az ADOCAMPUS készitett egy offline nyomtatott különszámot, amiben lehetőséget kaptam én is cikk írásra. Az online világban itt teszem közzé először a cikket. Idén nagyon aktuális lesz, hisz 2020 július 1-től nagyont változik a világ. Küld el ügyfelednek ezt a cikket, ha Téged kérdez.

Hogyan válasszunk számlázóprogramot ügyfelünknek?

Könyvelőirodaként fontos az, hogy az ügyfelek szakértőként a könyvelőjükre a tevékenységükhöz kapcsolódó adminisztrációs területen, ezért fontos, hogy egy könyvelő tudjon olyan számlázóprogramot ajánlani az ügyfelének, ami megfelel a céljainak.

2020 júliusától néhány kivételtől eltekintve minden olyan számlát be kell küldeni a NAV felé ami nem magánszemély felé lett kiállítva, de 2021-ben már ezeket is be kell küldeni. Célszerű egy körben megoldani az átállást, és már most a megfelelő programot javasolni az ügyfélnek.

A 2020-as KÖNYVELŐFESZTIVÁLon az ADOCAMPUS készitett egy offline nyomtatott különszámot, amiben lehetőséget kaptam én is cikk írásra. Az online világban itt teszem közzé először a cikket. Ideén nagyon aktuális lesz. Ha könyvelőprogram váltáson gondolkodsz, mindenképp olvasd el.

 

Hogyan válasszunk könyvelőprogramot?

Tipikus, hogy a könyvelő az első könyvelőprogramját nem maga választja. Az első munkahelyén megmutatják és megtanítják neki azt, amit az iroda használ. És ha egyszer önálló útra lép a könyvelő, jó esély van rá, hogy azzal a programmal fog tovább dolgozni.

Lehet, hogy nem ez a jó út. Az önállósodás egy nagy döntési helyzet, érdemes megfontolni, hogy melyik programmal vágunk neki, hiszen nagy mértékben fogja befolyásolni a munkánk hatékonyságát.

Az ExcelGuru Bankkonvertálók közül jelenleg a 37 és 39 verziók elérhetőek. A két konvertáló csak fnkcionalitásában tér el egymástól. A 39-es verzió sok új okos funkciót kapott, amik nagyban megkönnyítik a bankkönyvelést, például a vevő és szállító számlák kiegyenlítését.

Első alkalommal érdemes a 37-es verziót kipróbálni egy egyszerűbb 50-100 tételes bankszámlatörténettel, és ezen begyakorolni a feldolgozást, megalkotni a kontír szabályokat, végigpróbálni a funkciókat.

Azt mindenki saját maga kell, hogy eldöntse, neki melyik verzió "fekszik jobban".

A piacon jelenleg elérhető bankszámla feldolgozó megoldások összehasonlítása. A lista nem feltétlenül teljes, és elképzelhető, hogy egyes elemei a programokfejlesztésének megfelelően változnak.