Banki tranzakciók automatikus felsolgozása néhány egyszerű lépésben.
A banki tranzakcióttörténetet Excel program segítségével alakítja át az algoritmus RLB kompatibilis CSV formátumba. Az algoritmu kimenetele egy RLB-be importálható CSV file lesz.
ELŐKÉSZÜLETEK
Legyen meg a partnertől a tranzakciótörténet fiel CSV, XLS vagy DBF formátumban.
Ha az én algoritmusomat használod, fontos, hogy a macro-k engedélyezve legyenek.
File menü-> Beállítások (legalsó) ->Adatvédelmi központ (bal menü legalsó)-> Adatvédelmiközpont beállításai (gomb a párbeszédpanel jobb oldalán)-> Makrobeállítások (bal menü közepén)
Itt engedélyezd a makrokat (összeset) és pipáld be az VBA project jelölőnégyzetet (ez utóbbit nem feltétlenül kell)
Mindenképp az adott bankhoz tartozó konvertáló algoritmus használd.
Legyen KETTŐS KONVERTÁLÓ program a számítógépeden. Ezt az RLB minden partnere számára ingyen biztosítja. Ha nincs ilyened, írj a Ez az e-mail cím a spamrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát. emailre, és pár órán belül kapsz egy linket, ahonnan letöltheted.
1. TRANZAKCIÓTÖRTÉNET BEMÁSOLÁSA
A partnered által küldött tranzakciótörténet file-ból az adatokat másold be a bank nevét viselő excel munkalapra. A tranzakciótörténetet tartalmazó file-ok első néhány sorában a fejléc mezők vannak, utána soronként az tétel adatok. Van olyan bank ahol csak a legelső sor a fejléc, ahol a fejléc rész több sorból áll, és van olyan bank is, ahol eltérő számú sorból áll a fejléc, attól függ éppen hogy milyen adatok alapján kérték le a tranzakciókat.
A file-ban egyértelműen látszik, hogy hová kell bemásolni az adatokat. CSak a tételadatok kerülne feldolgozásra, a fejléc adatok feletti részt (némely banknál van ilyen) az algoritmus figyelmen kívül hagyja a feldolgozáskor.
Fontos, hogy maximum 1000db adatsor másolható be egyszerre. Ha ennél többre lenne szükséged, akkor vedd fel velem a kapcsolatot, egyedi fejlesztéssel megoldható.
Egész sorokat vagy oszlopokat nem szabad itt törölni. A meglévő adatok törlésére az ADATTÖRLÉS gomb használható.
A V39 verzió már gombnyomásra megteszi ezt.
Ha ide bemásolásra kerültek az adatok, akkor továbbmehetünk a BEÁLLÍTÁSOK lapra.
2. BEÁLLÍTÁSOK
Ezen a lapon az általános beállításokat lehet megadni. Mnejünk végig
Mentési file neve: Itt lehet megadni a file nevét. Az algoritmus kiegészíti a dátummal és az időponttal, Ezen néven kerül mentésre a CSV file. Célszerű a cég nevét használni, de szóköz, pont és ékezetek nélkül.
Mentési könyvtár: Ebbe a mezőbe a könyvtár neve kerül. Ha megnyomod a KÖNYVTÁR BEOLVASÁSA gombot egyszerűen beolvasható az aktuális könyvtár. Manuálisan lehet módosítani. Fontos, hogy létező könyvtárra mutasson.
Napló beállítás: B a banki napló.
Fizetési mód beállítás: 1-es ajánlott.
Negatív érték könyvelése: A bankszámlakivonaton a terhelések negatív előjelűek. De nem szeretnénk negatív értékként könyvelni, ezért NEM-re kell állítani.
Bizonylatszám: Bizonylatszámot itt lehet megadni. Ha üresen marad, az algoritmus generál egyet az év, a hónap és a jobbra lévő sárga mező alapján, és az kerül a bizonylatszám mezőbe.
Megjegyzés kiegészítés: A könyvelésben az egyes megjegyzésekhez szükség lehet kiegészítésre. PL „munkabér” helyett „munkabér 2018 augusztus”. Itt lehet beállítani a kiegészítő szöveget. Ha üres, generál egyet a dátumból. Csak akkor egészíti ki a megjegyzést, ah a KONTIR lapon be van kapcsolva ez a funkció.
Bankszámla főkönyvi szám: Az algoritmus működéshez meg kell adni a banki főkönyvi szám elejét. Alapbeállítás: 384.
GOMBOK:
A FÜGGŐ TÉTELEK gombbal lehet kilistázni ezzel a gombbal. A KONTÍR lapon lehet beállítani hogy felismerje a különböző könyvelési tételeket. Amit nem ismer fel azt teszi függő tételre. ezekt lehet listázni vele.
A BANKSZÁMMLAKIVONAT FELDOLGOZÁSA gomb elindítja a feldolgozó algoritmust.
CSak a sárga mezőket lehet változtatni. A többi csak az algoritmus működéséhez szökséges mező.
A függő tételek csak az algoritmus futása után mutat valós darabszámot.
Ha ezzel megvagyunk, lépjünk tovább az algoritmus agyához
3. KONTÍROZÁS
Ezen a lapon szabályokat hozhatunk létre a különböző típusú tételek felismerésére és feldolgozására. Maximum 100 szabályt lehet létrehozni. A legutolsó sorba a függő tételek kontírozásának kell kerülni. A szabályokat egyszer kell létrehoozni, nem kell minden hónapban újra megcsinálni.Később lehet új szabályokat létrehozni, ha jönnek új fajta tételek, valamint a meglévőek i s módosíthatóak.
Az algoritmus azon az elven működik, hogy a banki tranzakciók adatmezőiben keres egy szövegdarabot, ami meghatározza hogyan kell könyvelni. Ugyanabba a sorba kell megadni, hogy mi legyen a könyvelési tétel ahhoz a típushoz. Lentebb lesznek konkrét példák is.
HOL KERESSEN?: Itt lehet megadni, hogy az algoritmus a bankszámlakivonat melyik mezőjében keressen. Legördülő menüből lehet választani. Pl Partner neve, partner számlaszám, tranzakció típusa. A mező elnevezések bankonként eltérhetnek.
MIT KERESSEN?: Itt kell megadni, hogy milyen szövegrészt keressen
MIT KERESSEN2,3,4?: Egy tételhez több szövegrészt is meg lehet adni. Ezeket VAGY relációval keresi.Arra való, ha pl szállitó kiegyenlítést könyvelsz, egy sorba több szállítot is fel lehessen vinni.
T és K: Itt tudod megadni a kontírozást.
MEGJEGYZÉS: Itt Be lehet állítani, hogy ezekben az esetekben mi legyen a megjegyzés az RLB-ben.
MEGJEGYZÉS KIEGÉSZÍTÉS: Az előző oszlopban lévő megjegyzést az algoritmus ki tudja egészíteni a BEÁLLÍTÁSOK lapon megadottak szerinti dátummal, vagy a közlemény rovattal. Legördülő menüből lehet választani. Dátum elől/Dátum hátul/közlemény. Ha nem választasz semmit, akkor csak a balra lévő mezőből a megjegyzés értéke kerül át.
KIEGYBIZ ÁTRAKÁSA: Ha IGEN-re van állítva, a KIEGYBIZ mezőbe átemeli a banki tranzakci közlemény rovatának tartalmát. Szállító és vevő kiegyenlítésnél lehet hasznos. EZ alapján tudja összepontozni a tételeket az RLB. Ha több számlát fizetnek ki egyszerre, azt nyilván nem kezeli le.
KIEGYBIZ KIVENNI1,2: Ha a közleményben vannak felesleges karakterláncok, azokat ki tudja venni az algoritmus. Pl. Az utalásnál közleményben sokszor a számlaszám mögé írják, hogy „számla” vagy "szla". Vagy csak mögé raknak egy pontot. Ezeket ki lehet szedni.
FÜGGŐ TÉTELEK: A függő tételek kontírozását a sárga sorok alatti szürke sorban lehet megadni. a fel nem ismert tételek kerülnek függő tételként feladásra.
A kép alatt megmutatunk 3 konkrét példát egy kontír szabály beállítására.
1. KONTÍROZÁS PÉLDA
HOL KERESSEN: Partner neve
MIT KERESSEN: Kártyainformációs SMS
MIT KERESSEN2: Számlainformációs SMS
MIT KERESSEN3: Számlavezetési díjMIT KERESSEN4: átutalás díjaT: 532
K: 384
MEGJEGYZÉS: BankköltségMEGJEGYZÉS KIEGÉSZÍTÉS: Dátum hátul KIEGYBIZ: nem
2. KONTÍROZÁS PÉLDA
HOL KERESSEN: Partner neve
MIT KERESSEN: Nemzeti közművek
MIT KERESSEN2: Telekom
T: 454
K: 384
MEGJEGYZÉS: Szállító kiegyenlítésMEGJEGYZÉS KIEGÉSZÍTÉS: KIEGYBIZ: IGEN
3. KONTÍROZÁS PÉLDA
HOL KERESSEN: Partner számlaszáma
MIT KERESSEN: 10032000-06055974
T: 462
K: 384
MEGJEGYZÉS: SZJA Befizetés
A feldolgozás elindításához a BEÁLLÍTÁSOK lapon lévő gombot kell megnyomni. ELőtte érdemes lefuttatni a függő tételeket, és esetleg újabb szabályokat létrehozni vagy meglévőket módosítani, hogy kevesebb függő tétel maradjon.
AZ ALGORITMUS FUTÁSA
Az algoritmus a beállított szabályok szerint végigmegy az összes tételen egyesével, és megnézi, hogy valamelyik szabály igaz-e az adott tételsorra.
Ha csak egy szabály lesz igaz az adott sorra, akkor elkészíti a kontírozást a szabály beállításai szerint.
Ha egy szabály sem igaz az adott sorra, akkor elkészíti a kontírozást függgő tétel szerint.
Ha egynél több szabály igaz az adott sorra, akkor megkérdezi, hogy melyik szerint könyvelje. Ilyenkor csak a szabály sorszámát kell begépelni.
CSV IMPORTÁLÁSA RLB-BE
Ahhoz, hogy a legenerált CSV file-t be tudd olvasni, kell a KETKONV (KETTŐS KONVERTÁLÓ) program.
Fontos, hogy EGYSOROS beolvasást válassz. Ha nem talál egy partnert, vagy egy számlaszámot, azt létre kell hozni, illetve beolvasás során is lehet partnert választani hozzá. Néha van egy szóköznyi eltérés.
Ne legyél bejelntkezve az RLB-be amíg importálsz. Ha hálózatos van, akkor mások se legyenek belépve.
Érdemes első alakalommal TESZT céghez beimportálni az adatokat.