Az ExcelGuru Bankkonvertáló v41 jelentős újításokat hozott a korábbi verzióhoz képes. Bár a két programváltozat megjelenése hasonló, a működéi elv más. Összességében elmondható, hogy a v41-es verzió sokkal letisztultabb, egyszerűbb és kényelmesebb használatot tesz lehetővé. Kiegészült a KONTÍR MÁGUS funkció már összegekre is párosít és a továbbfejlesztett számlakezelő panelnél menet közben lehet összegre keresni és céget váltani, valamint bármikor meg lehet állítani a feldolgozást. Az v41 verzió közvetlenül csatlakozik az RLB adatfile-okhoz, egy gombnyomásra beolvas mindent.

A program funkcióinak leírása megtalálható az adott fájl-ban az OLVASSEL lapon. Ott is választ találsz sok kérdésedre. Itt most végigmegyünk a használatán lépésről-lépésre.

ELŐKÉSZÜLETEK

Ha átküldtem egy konvertáló fájl-t csinálj róla egy biztonsági másolatot mielőtt használni kezded. Ez azért hasznos,mert ha véletlenül összekeveredik valami az algoritmusban lesz egy fájl, amivel tovább tudsz dolgozni.

Minden partnerhez külön fájlt készíts, és érdemes külön könyvtárba is tenni.
Szükséged lesz egy Excel programra, 2013,2016, 2019 vagy Office 365 alatt fut rendesen. Open Office-szenl nem működik az algoritmus.

BANKKONVERTÁLÁS ELŐKÉSZÜLETEK A KONVERTÁLÓ MEGNYITÁSA ELŐTT

Előkészületek:

  1. Kérd el az ügyfeledtől a bankszámlatörténetet XLS, XLSX CSV vagy STM/STA  formátumban (ez utóbbit az Electra rendszer bankok használják). Fontos, hogy ne a PDF alapú bankszámlakivonatot küldje át, mert abból az algoritmus nem tudja kiolvasni az adatokat.
  2. Keresd meg a számítógépeden az RLB adatkönyvtárát a cégnek. Fontos, hogy az aktuális évet válaszd ki. Nem kell lementeni semmit, automatizálva lett az RLB adatbeolvasás. Érdemes kilépni az RLB-ből ameddig az RLB adatok beolvasása történik, mert gyorsabban működik. Ha NASH szervert vagy távoli asztalt használsz, az is jelentősen lassíthatja a beolvasási folyamatot, érdemes egy másolatot csinálni lokális gépre.

A FILE FELÉPÍTÉSE

Az excel munkafüzetben 5 munkalapot látsz. Az adott bank neve munkalapra kerül a bankszámlatörténet. A vezérlőpultot fogod legtöbbször használni, erről az egy lapról kezelhető szinte minden. A partnerfelülírás lapra kerülnek a párosított banki és RLB partnernevek. A folyamat sokkal inkább automatizált mint az előző verzióban. A kód munkalapon lehet program használat érvényességét hosszabbítani. Az olvassel lapon találod az offline használati utasítást.

Mindig a sárga színnel jelölt mezőkbe kell beírni adatokat vagy beállításokat A fehér és szürke mezőket általában nem is lehet változtatni. Nem szabad egész sorokat vagy oszlopokat törölni, mezőket kivágni egyik munkalapon sem. Ez alól az egyetlen kivétel az EXPORT munkalap lesz. Erről később teszünk említést.

NULLADIK LÉPÉSEK - ADATOK HELYE

Válaszd ki a VEZERLOPULT munkalapot.

Add meg a könyvelt cég nevét az E7 cellába. Beleírhatod a hónapot is a neve után. Ez lesz a mentési file nevének eleje.

Válassz mentési könyvtárat az E4 cellába. Az algoritmus ebbe menti majd az elkészült file-okat.

Válassz adatkönyvtárat az E1 cellába. Az algoritmus ebből a könyvtárból olvassa be a konvertáláshoz szükséges RLB adatokat (nyitott számlák, partnerek).

Ezt a két utóbbit a mellettük lévő könyvtár gombok megnyomásával tudod megtenni

 vezerlopult

 

Pár paraméter előre be lett állítva. Ezeket a sárga mezőkben átírhatod. De érdemes elsőre az előre megadott beállításokkal próbálkozni. De ne rohanjunk előre, nézzük meg a vezérlőpult felépítését.

Az A-B oszlopban találod a fő kezelőgombokat. Fentről lefelé haladva kell majd megnyomni őket.

A C-H oszlopokban a file és könyvtár beállítások vannak felül, alatta pár tipikus kontír paramétert adhatsz meg. Csak a tranzakciók könyvelési tételeihez tartozó kontír számokat kell megadni.

A J-L oszlopban a gyorskontír funkciókat lehet beparaméterezni. Mindig a banki közleményben lévőkulcsszavakhoz köthetőek. Felül aek vannak, alatta szabadon definiálhatóak. Fontos, hogy a gyorskontír funkcióval csak a banki közleményben szereplő szódarabokra tudsz szabályt bér jellegű létrehozni. A tranzakció típusokra legtöbbször már nem kell szabály automatán kezeli a bankkonvertáló v41. Természetesen a régi kontír szabály funkciók is megmaradtak, csak máshol lehet beállítani. Majd később lesz róla szó.

Az N-P oszlopokban a NAVos közterheket és helyi adós kontírozásokat lehet paraméterezni. A NAV-os rész van felül, ezt az első bank beolvasáskor automatán kitölti a konvertáló. Persze az RLB megjegyzés mezőt érdemes letisztázni. Alatta a helyi adók manuálisan paraméterezhetőek. Ez a funkció használható más konkrét bankszámlaszámra vonatkozó paraméterezésre is.

ELSŐ LÉPÉSEK - BANKIBIZONYLATSZÁM ÉS NYITÓEGYENLEG

Állítsd be a banki bizonylatszámot a B23 cellába. Ha napi kivonatod van, akkor B22 cella a legördülő menüben állítsd át a bizonylatszám típust. A típustól függően megjelenhetnek további paraméterek.

Írd be a nyitó egyenleget is a E16 cellába.

Az algoritmus induláskor figyeli, hogy ne legyenek ütközések ebben a két adatban, de már egy karakter eltérés is különbözőnek számít.

elsolepesek

MÁSODIK LÉPÉS - RLB ADATOK IMPORTÁLÁSA

Nyomd meg az RLB adatok beolvasása gombot. Felugrik egy párbeszédablak, ahol kiválaszthatod, hogy  melyik könyvtárból szeretnél adatot beolvasni. A többi automata. A folyamat végén kiírja, hogy hány adatot olvasott be. Erősen javasolt, hogy a sztornó és sztornózott számokat törölje a rendszer beállításkor. Ez az alapértelmezett beállítás a G9 cellában, csak nagyon ritka esetekben kell átállítani.

A képernyőn bal alsó sarokban fut egy százalékos számláló, jelzi az éppen zajló folyamatot és a készültség százalékát. A végén kiírja, hogy a könyvelőprogramban hány számlát vizsgált át, hány partnernevet talált, és hány rendezetlen számla van.

rlbbeolvasaskesz

HARMADIK LÉPÉS - BANKI ADATOK IMPORTÁLÁSA

Nyomd meg az BANK beolvasása gombot. Felugrik egy párbeszédablak, ahol kiválaszthatod, hogy  melyik könyvtárból szeretnél beolvasni az adott bank bankszámlatörténetét tartalmazó xls, csv, stm, sta adatfile-t. Ez nem egy látványos lépés, minden a háttérben zajlik. Ekkor kerül rá a bank nevű munkalapra (példánkban az OTP munkalapra) a tranzakciótörténet.

Ennél a folyamatnál első alkalommal az algoritmus kigyűjti a NAV-os közteher utalásokat,és pár kérdést tesz fel ezzel kapcsolatban. Egyszerű kérdések, és cserébe automatikusan beparaméterezi a NAV-os kontír szabályokat. VIszont a helyi adós szabályokat nem, azt manuálisan kell beállítani.

Fontos megjegyezni, hogy amennyiben partnerednél olyan bankkártya elfogadás vagy webes fizetés van, aminél a közleményben benne van az eredeti utalt összeg, a tranzakciós díj és a ténylegesen utalt összeg, akkor az algoritmus ezt ebben a lépésben bontja szét két tranzakcióra, egy tényleges bevételre, aminek az összege megegyezik valamelyik számlával (tulajdonképpen az a cél, hogy lehessen párosítani) és egy bankköltség jellegű tranzakciós díjra.Később lesz róla szó hol lehet ezt beparaméterezni. Szeretni fogod ezt a funkciót. De természetesen kikapcsolható.

A folyamat végén kiírja, hogy hány darab tranzakciót olvasott be az algoritmus.

NEGYEDIK LÉPÉS - PARTNEREK KEZELÉSE

Nyomd meg az Partnertörzs gombot. Itt történik a banki partnernevek és a gyakran máshogy írt RLB partnernevek összepárosítása. Először egy láthatatlan folyamat megpróbálja automatikusan párosítani a partnereket. Ennek a végén felugrik egy lista, ami jelzi, hogy mik azok a partnerek amit össze tudott párosítani. Amit sikerült, azt átteszi a partnerfelülírás lapra. Amit egyszer bepárosított a rendszer, azt megjegyzi, nem kell újra. Fontos megjegyezni, hogy vannak olyan banki partnerek amiket nem szabad párosítani, mert több RLB partnerhez is tartozhatnak. Ilyen lehet pl a Díjbeszedő vagy az ECSEKK. Ezeket be lehet állítani, hogy ne párosítsa automatikusan. Később lesz erről a lehetőségről szó.

Általában a partnerek kétharmad automatikusan párosítható. Alapesetben nem párosítja a munkabéres utalásokat sem. A partnernévpárosítás panel látványban megújult. Ugyanúgy tudsz részletes keresés gombra kattintani, de használatod a jelölő gombokat is a nevek mellett, vagy megnyomhatod a megfelelő névhez tartozó számot is a billentyűzeten. Ha készen vagy, OK vagy ENTER. Továbbra is van részletes keresési lehetőség, és ha nem találtad meg az Egyik sem gombbal választva kézzel töltheted majd ki a partnerfelülírás lapon a partner nevét. A doktorok és ez idézőjeles partnernevek továbbra is trükkösek.

 partnernevparositas

A nem párosított partnereket manuálisan párosíthatjuk a PARTNERFELÜLÍRÁS lapon.

ÖTÖDIK LÉPÉS - BANKKIVONAT FELDOLGOZÁSA

Nekikezdhetünk a bankszámla feldolgozásnak. Elsőre rákérdez, hogy nem felejtettél-e el beolvasni valamit. Itt van még lehetőséged megállni,és előbb beolvasni a szükséges adatokat.

A bankkivonat feldolgozás folyamata a következő lépésekből állI (ha ismeretlen kifejezéssel találkozol, később lesz rámagyarázat a beállíásoknál).

1. Automatikus párosítás összeg vagy bizonylatszám-közlemény egyezés esetén.
2. Gyorskontír szabályok
3. NAV és Helyi adó kontír
4. Kontír szabályok
5. Kontírmágus - Számlakezelő paneles párosítás
6. Duplaláb tételek
7. Adatellenőrzés
8. Kivonatmágus - kikontírozott bankkivonatot készít a program

Mint látod itt rengeteg új funkcióval találkozol. Egy részük rejtett, mint például az összegre párosítás, vagy a teljes bizonylatszám és közlemény egyezés esetén történő automatikus párosítás, mások meg látványosak, mint pl az új számlakezelő panel.

A kontír szabályok lépésben a program végigmegy az összes tételen, amit még a korábbi szakaszokban nem tudott feldolgozni, és megnézi az összes kontí szabályt,hogy illenek-e az adott tranzakcióhoz.

  • Ha pontosan egy kontír szabály igaz, akkor lekontírozza a szabály alapján.
  • Ha több kontír szabály is igaz a tételre, akkor egy felugró ablakban mutatja az adatokat és megkérdezi, hogy melyik kontír szabály alapján könyvelje a tételt.
  • Ha egyik kontír szabály sem igaz adott tranzakcióra akkor a FÜGGŐ TÉTELEK szerint fogja kontírozni.
    V39 TOBB kontir szabaly egyezik

Az ERŐS SZABÁLYOK alkalmazásával csökkenteni lehet a felugró kérdések számát. Be lehet állítani, hogy a 80-nál nagyobb sorszámú kontír szabályok legyenek erősebbek mint a 80 vagy kisebb sorszámúak. Ilyenkor ha csak 1 erős szabály igaz egy tételre, akkor nem ugrik fel a választóablak, akkor sem, ha egy vagy több gyenge kontír szabály igaz a tranzakcióra.

Nem kell kontír szabályt létrehozni a vevő és szállító kiegyenlítés tételekre. Ezeket a Kontír Mágus funkció oldja meg automatikusan, vagy a számlakezelő panel segítségével.

A számlakezelő panel a képernyő jobb oldalán jelenik meg és mutatja az utalás paramétereit. Az adott céghez tartozó számlák képernyő bal oldalán a háttérben lévő táblázatban szerepelnek. A kontír mágus funkció kikeresi a megfelelő tételt, és csak ki kell választani.


szamlakezelopanel

A számlakezelő panel gombjainak funkcióit az alábbi ábra magyarázza el. Fontos, hogy a számlakezelő panelen a KÉSZ gombmegnyomásakor ne legyen maradványösszeg, mert akkor nem fog egyezni a főkönyv a bankkal. Ha a maradványösszeg nem nulla, akkor rákérdez a program, hogy biztos tovább szeretnél-e menni. A számlakezelő panelen ha az egérrel rámutatsz egy mezőre vagy gombra, megjelenik egy kis útmutató a használathoz.

 szamlakezelopanel magyarazat pixel

Újdonságok a korábbi verzióhoz képest:

MÁSIK gomb: másik partnert lehet választani, ha esetleg másik névről jött az utalás, vagy a párosításnál hiba csúszott be. Ez a panel nagyon hasonlít a korábbi partnernév párosítás részletes keresés paneljéhez, csak nincs benne banki partnernév. Akkor hasznos, ha tudod melyik másik partneré a számla.

ÖSSZEGRE gomb: hasonló összegű számlák közül választhatsz, akár másik partnertől is. Ha talál egyező összeget másik partnernél, fel is ajánlja. De legyél óvatos, több egyező összeg is lehetséges.

osszegre pixel

FÉLBEHAGY gomb: Bármikor megállíthatod a feldolgozást. Ilyenkor visszalép  a program a VEZÉRLŐPULTRA, megmutatja hányadik sornál tartasz, és megjelenik egy gomb (PLAY ikonnal) amivel később folytathatod a feldolgozást onnan ahol abbahagytad.

HATODIK LÉPÉS - MENTÉS

Ha végeztünk a bankszámlakivonat feldolgozásával, meg kell nyomni a MENTÉS gombot (mágneslemez ikon) Bár ezt csak a régi motorosok értik, a tini gyerekeim azt mondják a mágneslemezre, hogy 3D nyomtatott mentés gomb.

Ekkor készül el a CSV file, amit be lehet olvasni az RLB-be KÖNYVELÉS -> AUTOMATIKUS KÖNYVELÉS CSV-BŐL (új RLB és TÖBBSOROS formátum) vagy pedig Kettős Konvertáló nevű segédprogrammal (régi RLB, és az EGYSOROS és TÖBBSOROS formátumot is olvassa).

Ezzel egy időben készül el a KIVONATMÁGUS által generált bankszámlakivonat is egy excel file-ba.

 

BEÁLLÍTÁSOK (SZERSZÁMOK IKON)

Ahhoz, hogy sikeres legyen a konvertálás, finomhangolni kell a programot. Egy olyan alapbeállítással kapod a konvertálót, ami sok tétel feldolgozására alkalmas, de nem az összesre. Teste kell szabni, bankra és partnerre egyaránt.

A beállítások megjelenése sokkal letisztultabb lett a korábbi verzióhoz képest. Egy lapozható felületen felület tematikusan bontva állítható be az összes paramétert. Ha beállítottad, utána nyomd mer a RENDBEN gombot. Ha mégsem akarod a változást, akkor a MÉGSE gombot nyomd meg. Ha elakadsz találsz online felhasználói KÉZIKÖNYV gombot ezen a felületen (internetkapcsolat szükséges).

Minden beállítás lapon van rövid leírás, hogy mit tud, vagy mit vezérel az a funkció vagy paraméter. Ha nincs magyarázat, akkor vannak KÉRDŐJELek, amire ha rákattintasz, felugrik egy ablakba a leírás. A kontírszabály beállításokon pedig bármelyik mező vagy gomb fölé húzod az egeret, megjelenik a segítség ahhoz a mezőhöz. Nézzük sorban a beállításokat.

BEÁLLÍTÁSOK - PARTNEREK

Partnerekkel kapcsolatos beállítások. A panel eléggé beszédes, az első sor szorul némi magyarázatra. A bankkivonaton és a partnertörzsben ritkán egyeznek a nevek. Össze kell őket párosítani. Gyakran van olyan, hogy a Kft végén van pont a partnertörzsben, de nincs a bankon, vagy kisbetű nagybetű eltérések vannak. AZ első beállítás azt mutatja meg, hány karakter eltérés esetén tekinthető egyezőnek a banki és a partnertörzsben szereplő partnernév. Például, a KOVÁCS ÉS TÁRSA KFT és a KOVÁCS ÉS TÁRSA Kft. esetében 3 az eltérés, mert van egy pont, és a cégformánál van két kisbetű nagybetű eltérés. 1+2=3

A NAV és a BANK nevét csak akkor töltsd ki, ha fel van rögzítve partnerként a partnertörzsbe.

Többes banki partnernevek: Van olyan banki név, ami mögött több szállító lehet. Pl Díjbeszedő. Ezeket nem szabad automatán párosítani.

beallitasok partnernev

 

BEÁLLÍTÁSOK - DUPLALÁB

 A korábban is ismert két tételes könyvelése (KP felvétel, KP befizetés) második lábának paraméterezése. Maximum 10 szabályt lehet rá csinálni, mindhez külön átvezetésit kell használni. Beállíthatod, hogy ha jön egy tétel az adott átvezetésire, azt hová könyvelje tovább. Naplót is választhatsz hozzá.

beallitasok duplalab

 

BEÁLLÍTÁSOK - SZÖVEGCSERE

Egyes könyvelt ügyfelek a banki közlemény kitöltésekor szabadjára engedik a fantáziájukat, és teleszemetelik a közleményt feleslege szavakkal, mint pl "számla", vagy "számú számla", esetleg "utalás". Ezeket feleslegesek és csak nehezítik a számlapárosítást, tömegesen kipucolhatod ha beállítod a paramétereket a szövegcsere lapon. Ha csak törölni akarsz valamit, a MIRE CSERÉLJE oszlopot hagyd üresen. Fontos, hogy fentről lefelé haladva folyamatosan kell tölteni, nem szabad üres sort hagyni.

beallitasok szovegcsere

 

BEÁLLÍTÁSOK - GYORSKONTÍR

Ez új funkció a feldolgozást gyorsítja meg. Bizonyos fajta tranzakciók könnyen felismerhetőek, és ezek kontírozását megadhatod a vezérlőpulton is. De a hozzájuk tartozó RLB megjegyzést csak ezen a panelen tudod beállítani.

beallitasok gyorskontir

 

BEÁLLÍTÁSOK - BANKKÁRTYA

Egyik legnagyobb újdonság, hogy a konvertáló kezeli a bankkártyás tranzakciókat, ráadásul mindkét irányba. A Bankkártyás vásárlásnál a közleményből kivarázsolja a partnernév egy rövid de jellegzetes változatát, és így össze tudod párosítani a szállító számlákkal. Pl tankolásnál ki tudod szedni, pl hogy SHELL.

A bankkártya elfogadásnál padig az javítja az összeget. A közleményből kibányássza az eredeti utalási összeget, és a ténylegesen befolyt összeget két tételre bontja, eredet utalás plusz összege mínusz bankköltség. Így van esély párosítani számlákkal. Persze ha tömbösítve utal a szolgáltató másnap, akkor nem egyszerű az sem.

A kérdőjelekre kattintva elérhetőek a részletes magyarázatok.

Fontos, hogy a bankkártya elfogadás paramétert külön be is kell kapcsolni, nem elég csak beparaméterezni. Bekapcsolás után be kell olvasni ismét a bankot.

beallitasok bankkartya

 

BEÁLLÍTÁSOK - KARAKTERCSERE

Ritkán használt funkció, de akkor jó szolgálatot tesz. A mentés előtt karaktereket lehet cserélni. Hibás kódlap javítása, vagy a CSV adatszerkezetet megborító pontosvessző és idézőjel karakterek kiszűrésére is alkalmas.

beallitasok karaktercsere

BEÁLLÍTÁSOK - KONTÍRSZABÁLYOK

A kontír szabályok működése és paraméterezése teljesen ugyanaz maradt, mint a korábbi verzióban, csak a felület lett más. Szerepük kicsit kevésbé lett fontos, mert az automatikus funkciók sokkal kevesebb kontír szabály használatával is működnek. Ugyanakkor ezekkel a szabályokkal tűpontos könyvelés is lehetséges, ezért a funkció természetesen továbbra is elérhető maradt. A kontír szabályoknál minden mezőhöz van leírás ha rámész az egérrel, és a jobb alsó sarokban még egy kérdőjel is segítséget ad az működés megértéséhez. Pár kontíszabály előre be van paraméterezve. Fontos, hogy a gyorskontír erősebb funkció mint a kontír szabály, és előbb is fut le a konvertálás során. Tehát ha csinálsz egy kontír szabályt, de nem működik, gyanakodj arra, hogy ütközik a gyorskontír beállításokkal.

beallitasok kontirszabalyok

 

BEÁLLÍTÁSOK - KIVONATMÁGUS

Ezt a funkciót imádni fogod. Csinál neked kikontírozott bankkivonatot olyan oszlopokkal amilyet csak szeretnél. Te állíthatod be az oszlopok sorrendjét, szépen megformázza, ráteszi a fejlécbe a cég nevét nyitó és záró dátumokat és egyenlegeket, alulra oldalszámozást, és még el is menti neked egy külön file-ba. Mindezt automatán. Itt adhatod meg az oszlopok sorrendjét. Ami nem kell hagyd üresen.

beallitasok kivonatmagus

BEÁLLÍTÁSOK - EGYEBEK

Minden egyéb beállítás erre a lapra került. Főként korábbi funkciók szebb beállítási felülettel. A kérdőjelek részletesen elmagyarázzák az új felhasználók számára, hogy mi mit csinál. Fontos újdonság, hogy ide került a konvertáló használati meghosszabbító kód bevitele is, illetve van lehetőség online használati idő hosszabbításra is.

beallitasok egyeb pixel

 

OKTÁTÁS, SEGÍTSÉG AZ ELINDULÁSBAN

A ExcelGuru Bankkonvertáló V41 betanításához és az első konvertálásokhoz kedvező áron kérhetsz segítséget helyszíni vagy távoli asztalon keresztül történő konzultáció keretében.